Personvernerklæring for NSR Styreportal

Behandlingsansvarlig

Norgga Sámiid Riikkasearvi – Norske Samers Riksforbund (NSR) er behandlingsansvarlig for personopplysningene i styreportalen.

Organisasjonsnummer 971 481 463
Bredbuktnesveien 50 B, 9522 Kautokeino
E-post: nsr@nsr.no

Formål

Portalen brukes til å forberede, gjennomføre og dokumentere møter i NSRs styrende organer: innkallinger, saker, dokumenter, voteringer, vedtak og protokoller.

Bare tillitsvalgte, vararepresentanter og sekretariatet har tilgang. Kontoer opprettes kun ved invitasjon fra en administrator.

Behandlingsgrunnlag

Vi behandler personopplysninger fordi NSR har en berettiget interesse i å drive organisasjonen, gjennomføre møter i styrende organer og dokumentere vedtak (personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav f).

Opplysninger som kan si noe om politisk oppfatning eller etnisk tilhørighet, behandles som ledd i den berettigede virksomheten til en ideell organisasjon med politisk formål. Behandlingen gjelder bare medlemmer og tillitsvalgte, og opplysningene utleveres ikke uten samtykke (artikkel 9 nr. 2 bokstav d).

Signerte protokoller og vedtak oppbevares også fordi NSR etter vedtektene skal dokumentere organenes vedtak.

Hvilke opplysninger vi behandler

Navn, e-postadresse, telefonnummer, språkvalg og roller i organer.

Opplysninger fra møtene: oppmøte og forfall, inhabilitetserklæringer, merknader, endringsforslag, åpne stemmer, vedtak og signaturer på protokoller.

Ved hemmelig votering lagres det bare at du har stemt, ikke hva du stemte.

Tekniske logger: tidspunkt for innlogging, visning og nedlasting av dokumenter, og IP-adresse ved signering.

Egne notater til sakene er bare synlige for deg.

Særlige kategorier

Medlemskap og verv i NSR kan indirekte si noe om etnisk tilhørighet og politisk oppfatning. Vi beskytter derfor opplysningene med streng tilgangsstyring, kryptering og logging.

Hvem har tilgang

Tilgangen styres etter rollen din i hvert organ (Arbeidsutvalget og Landsstyret). Du ser bare møter og saker du har rett til å se.

Lukkede saker vises bare for dem som har rett til innsyn, og ikke for den som har meldt seg inhabil. Protokollen finnes også i en versjon uten innholdet i lukkede saker.

Egne notater kan bare du lese. Heller ikke administratorer har tilgang til dem.

Databehandlere og lagringssted

Vi bruker disse leverandørene, og NSR har databehandleravtale med dem:

Supabase – database, filer og innlogging. Dataene lagres i EU (Irland).
Vercel – drift av nettsiden i EU.
Brevo – utsending av e-post med invitasjoner og engangskoder.

Opplysningene i portalen sendes ikke til AI-tjenester og brukes ikke til markedsføring.

Informasjonskapsler

Portalen bruker bare informasjonskapsler som er nødvendige for at den skal virke: én for innloggingen, én for språkvalget ditt, og én som husker e-postadressen din i 15 minutter mens du logger inn.

Vi bruker ingen informasjonskapsler til analyse eller reklame.

Sikkerhet

Du logger inn med en engangskode på e-post i stedet for passord. Administratorer og medlemmer av Arbeidsutvalget bruker i tillegg totrinnsbekreftelse.

All trafikk er kryptert. Tilgangen kontrolleres i databasen, og alle endringer, innlogginger og nedlastinger logges i en revisjonslogg som ikke kan endres. Lenker for nedlasting av dokumenter er bare gyldige i 60 sekunder.

Lagringstid

Saker, vedtak og signerte protokoller arkiveres permanent etter saksnummer og årstall, fordi de dokumenterer organisasjonens beslutninger.

Revisjonsloggen lagres i fem år. Når et verv opphører, avsluttes tilgangen din, og kontoen deaktiveres.

Dine rettigheter

Du har rett til innsyn i opplysningene vi har om deg, og til å få uriktige opplysninger rettet. I visse tilfeller kan du kreve sletting eller begrenset behandling, protestere mot behandlingen eller få utlevert opplysningene dine (dataportabilitet).

Opplysninger i signerte protokoller kan ikke slettes eller endres, men behandlingen kan begrenses.

Vi svarer på henvendelser så raskt som mulig og senest innen 30 dager.

Kontakt og klage

Spørsmål om personvern og krav om innsyn, retting eller sletting sendes til nsr@nsr.no.

Mener du at vi behandler personopplysninger i strid med regelverket, kan du klage til Datatilsynet.